Whistleblowing e Modelli 231: cosa cambia per le imprese dopo le nuove Linee Guida ANAC

Un sistema di segnalazione sempre più centrale nella compliance aziendale

Le recenti Linee Guida adottate dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) sui canali interni di segnalazione rappresentano un passaggio importante nell’attuazione della disciplina introdotta dal D.Lgs. 24/2023, che ha recepito nell’ordinamento italiano la Direttiva (UE) 2019/1937 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.

Le indicazioni fornite dall’Autorità hanno ricadute concrete sull’organizzazione interna delle imprese e, in particolare, sui Modelli di organizzazione, gestione e controllo adottati ai sensi del D.Lgs. 231/2001.

Le Linee Guida chiariscono infatti numerosi aspetti applicativi della disciplina sul whistleblowing e rafforzano il collegamento tra il sistema di segnalazione interna e gli strumenti di prevenzione del rischio previsti dalla normativa sulla responsabilità amministrativa degli enti.

Il messaggio che emerge è chiaro: il whistleblowing non può più essere considerato un presidio isolato o meramente formale, ma deve essere pienamente integrato nel sistema di compliance aziendale e nell’assetto organizzativo dell’impresa.

Whistleblowing e Modello 231: un’integrazione ormai indispensabile

Uno dei principali punti di attenzione riguarda il rapporto tra il sistema di segnalazione interna e il Modello di organizzazione, gestione e controllo previsto dal D.Lgs. 231/2001.

Secondo le indicazioni dell’ANAC, il whistleblowing deve essere considerato una componente strutturale del sistema di prevenzione dei rischi aziendali. Ciò implica che il Modello 231 debba disciplinare in modo chiaro l’esistenza e il funzionamento dei canali di segnalazione, nonché le garanzie previste per i soggetti che effettuano segnalazioni.

In particolare, le imprese sono chiamate a regolare – all’interno del Modello o mediante procedure aziendali richiamate espressamente – alcuni elementi cardine del sistema di whistleblowing, tra cui:

• l’istituzione di canali interni di segnalazione idonei a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e delle persone coinvolte;
• il divieto di ritorsione nei confronti dei soggetti che effettuano segnalazioni in buona fede;
• l’aggiornamento del sistema disciplinare interno, volto a sanzionare eventuali condotte che ostacolino le segnalazioni o violino gli obblighi di riservatezza.

Le Linee Guida sottolineano inoltre che un Modello 231 non adeguatamente allineato alla disciplina sul whistleblowing potrebbe risultare inidoneo a svolgere efficacemente la funzione esimente prevista dal decreto. Per questo motivo, molte imprese sono oggi chiamate a rivedere e aggiornare i propri presidi di compliance.

Canali di segnalazione: riservatezza, tecnologia e tutela del segnalante

Un altro profilo centrale riguarda le modalità di istituzione e gestione dei canali di segnalazione.

Le Linee Guida confermano che le segnalazioni possono essere effettuate sia in forma scritta sia in forma orale e che gli enti devono garantire entrambe le modalità. L’ANAC evidenzia inoltre una preferenza per l’utilizzo di piattaforme informatiche dedicate, in quanto consentono di assicurare un livello più elevato di protezione dei dati personali e di gestione riservata delle informazioni.

La tutela della riservatezza rappresenta infatti uno dei pilastri del sistema di whistleblowing. Le procedure interne devono essere progettate in modo da proteggere l’identità del segnalante e limitare l’accesso alle informazioni ai soli soggetti autorizzati alla gestione delle segnalazioni.

Al tempo stesso, l’efficacia del sistema non dipende soltanto dagli strumenti tecnologici adottati. È essenziale che il personale sia adeguatamente informato sull’esistenza dei canali di segnalazione, sulle modalità di utilizzo e sulle garanzie offerte dalla normativa. In questo senso, la formazione e la comunicazione interna assumono un ruolo fondamentale per favorire un utilizzo consapevole dello strumento.

Il gestore delle segnalazioni: una figura chiave nel sistema di compliance

Le Linee Guida attribuiscono particolare centralità alla figura del gestore delle segnalazioni, individuato come il soggetto responsabile della ricezione e della gestione delle segnalazioni interne.

Il gestore deve operare in condizioni di autonomia e indipendenza e possedere competenze adeguate non solo sotto il profilo giuridico, ma anche in relazione agli aspetti organizzativi e alla tutela dei dati personali.

L’attività del gestore non si limita alla mera ricezione delle segnalazioni. Il processo di gestione prevede infatti diverse fasi operative: dalla conferma di ricezione al segnalante, alla verifica preliminare dell’ammissibilità della segnalazione, fino all’eventuale svolgimento di attività istruttorie e alla trasmissione degli esiti alle funzioni aziendali competenti.

Le Linee Guida evidenziano inoltre l’importanza di disciplinare preventivamente eventuali situazioni di conflitto di interessi, prevedendo meccanismi di sostituzione del gestore qualora si verifichino condizioni che possano comprometterne l’imparzialità.

Il rapporto con l’Organismo di Vigilanza

Un ulteriore aspetto rilevante riguarda il coordinamento tra il sistema di whistleblowing e l’Organismo di Vigilanza previsto dal D.Lgs. 231/2001.

Le Linee Guida chiariscono che l’Organismo di Vigilanza non accede automaticamente al canale di segnalazione, salvo che sia espressamente individuato quale gestore dello stesso. Tuttavia, affinché l’Organismo possa svolgere efficacemente la propria funzione di vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del Modello 231, è necessario prevedere flussi informativi strutturati tra il gestore delle segnalazioni e l’OdV.

La definizione di tali flussi rappresenta uno degli aspetti più delicati nella progettazione del sistema. Da un lato, occorre garantire all’Organismo di Vigilanza informazioni sufficienti per valutare l’effettività del Modello; dall’altro, è necessario preservare la riservatezza del segnalante e l’integrità delle attività istruttorie.

Whistleblowing nei gruppi societari: le scelte organizzative possibili

Le Linee Guida affrontano anche il tema della gestione delle segnalazioni nei gruppi societari, ambito nel quale emergono specifiche esigenze organizzative.

In alcuni casi è possibile prevedere la condivisione del canale di segnalazione tra più società del gruppo, ad esempio attraverso piattaforme informatiche che consentano di indirizzare la segnalazione alla società interessata. In alternativa, le imprese possono valutare l’esternalizzazione della gestione del canale a soggetti terzi dotati delle necessarie competenze e garanzie di indipendenza.

In ogni caso, la responsabilità per la corretta attuazione del sistema rimane in capo alla singola società, che deve assicurare la conformità delle soluzioni organizzative adottate alla normativa vigente.

Da obbligo normativo a leva di governance

Le indicazioni dell’ANAC confermano come il whistleblowing rappresenti oggi uno strumento centrale di governance e di prevenzione dei rischi all’interno delle organizzazioni.

Un sistema di segnalazione ben progettato e correttamente integrato nel Modello 231 consente infatti di individuare tempestivamente possibili condotte illecite, rafforzare i presidi di controllo interno e promuovere una cultura aziendale improntata alla trasparenza e all’integrità.

Per le imprese, l’adeguamento del sistema di whistleblowing e l’aggiornamento dei Modelli 231 rappresentano quindi non soltanto un adempimento normativo, ma anche un’opportunità per rafforzare l’efficacia complessiva dei propri sistemi di gestione del rischio e di compliance.

Avv. Caterina Pazzaglia