DALL’AVVIO DELLE TRATTATIVE AL CONTRATTO DEFINITIVO: 10 PILLOLE INDISPENSABILI SUGLI ISTITUTI GIURIDICI CHE L’IMPRENDITORE DEVE CONOSCERE E SAPER MANEGGIARE CON CURA (II PARTE)

Seconda Parte: L’Accordo di Riservatezza o N.D.A.

Un NDA è uno strumento fondamentale in ambito professionale e aziendale volto a garantire la riservatezza delle informazioni e dei dati, proteggendoli da divulgazioni non autorizzate. Viene utilizzato per garantire che le parti coinvolte non rivelino, diffondano o utilizzino informazioni confidenziali in modo improprio, sia durante che dopo la fine della relazione professionale.

L’accordo di riservatezza (noto anche come “non disclosure agreement” o con la sigla NDA) è uno strumento di tutela negoziale che viene normalmente posto in essere durante le negoziazioni per la conclusione di contratti nei quali si ha per oggetto specifico o quanto meno per il contesto nel quale l’oggetto è inserito, una serie di informazioni non di pubblico dominio, che costituiscono parte rilevante del valore della trattativa, come ad esempio i contratti relativi al trasferimento di tecnologia non brevettata o know-how.

Un NDA può fare la differenza in diverse situazioni. Un’azienda potrebbe dover rivelare informazioni riservate ad esempio interfacciandosi con un fornitore, quando dette informazioni risultano necessarie per permettergli di completare il lavoro o produrre un bene che l’azienda ha commissionato oppure quando durante trattative o negoziazioni, l’azienda potrebbe dover rivelare alcune informazioni riservate per mostrare il valore dell’offerta ad un potenziale cliente o ancora quando un’azienda ingaggia un consulente esterno per un incarico specifico ed è necessario che quest’ultimo conosca informazioni riservate per svolgere il lavoro.

Anche le start-up possono necessitare di accordi di riservatezza, in quanto poggiano su nuove idee, procedure e tecnologie. Un NDA infatti aiuta a impedire ad altri di condividere, rubare o utilizzare queste innovazioni senza permesso. È anche indice di protezione e garanzia dell’attività e quindi pone le basi per instaurare un rapporto di fiducia professionale con dipendenti o altri investitori.

Un altro caso in cui è utile un NDA riguarda i collaboratori esterni. Prima di rivelare qualsiasi informazione sensibile, è necessario far firmare un accordo di riservatezza. Ad esempio, i fornitori esterni come i freelance, specialmente se coinvolti nello sviluppo del prodotto o servizio, hanno accesso a informazioni confidenziali, che riguardano proprio ciò su cui stanno lavorando.

Affinché un NDA sia efficace, devono coesistere una serie di elementi essenziali. Le clausole fondamentali sono l’oggetto della riservatezza, la durata e gli obblighi delle parti. Le informazioni confidenziali costituiscono l’oggetto di ogni NDA e consistono in quelle informazioni che non possono essere divulgate a terzi in quanto la loro divulgazione può risultare dannosa per il professionista o per l’azienda titolari di tali informazioni sensibili.

Nella stipula di un contratto, è necessario individuare un limite temporale dell’accordo di riservatezza sulla base delle esigenze delle parti e della natura delle informazioni che si intendono proteggere. Normalmente, la durata varia dai tre ai cinque anni. In questo caso, le informazioni si considerano riservate solo per quel periodo determinato, dopodiché potranno essere condivise liberamente.

Diversi NDA prevedono invece che gli accordi di riservatezza abbiano una durata successiva alla cessazione dell’accordo a maggior tutela delle informazioni riservate. La Corte di Cassazione, con la sentenza n. 18771 del 12 luglio 2019, ha stabilito che un ex dipendente non può usare le informazioni riservate del precedente datore di lavoro per avvantaggiarsi o aiutare un nuovo datore di lavoro. Farlo sarebbe infatti considerato concorrenza sleale e una violazione dei principi di correttezza professionale. L’uso non autorizzato di informazioni riservate, anche tramite dispositivi tecnologici, è illecito non solo durante il periodo di lavoro, ma anche dopo che il contratto è terminato, e può causare danni all’ex datore di lavoro.

Le parti che ricevono le informazioni riservate vanno poi incontro ad obblighi che consistono in limiti di utilizzo: questi impediscono che le informazioni vengano destinate a scopi diversi da quelli previsti nell’accordo, fatta eccezione per alcune ipotesi che giustificano la divulgazione, come ad esempio quelle informazioni che sono diventate di dominio pubblico (senza una colpa della parte ricevente) ovvero quelle informazioni richieste dalle pubbliche autorità.

Lo scambio di informazioni riservate può essere poi unilaterale, per cui è soltanto una parte a rivelare informazioni riservate, così come può essere bilaterale o reciproco, per cui in questo caso, entrambe le parti si scambiano informazioni riservate e si impegnano a non divulgarle. È spesso utilizzato quando due aziende o parti collaborano su un progetto congiunto.

In aggiunta, un NDA può essere strutturato in modo rigido andando a descrivere le informazioni nel dettaglio così da assicurare una migliore protezione, così come può anche essere strutturato in modo flessibile. In quest’ultimo caso, le informazioni sono redatte in modo generico e il rischio è che l’accordo non offra la stessa protezione in caso di eventuali dispute.

Per quanto un NDA definito in modo analitico sia adatto per una maggiore chiarezza e precisione dell’accordo e per ridurre potenziali ambiguità nell’interpretazione, occorre sottolineare, che un accordo di riservatezza eccessivamente rigido potrebbe risultare poco pratico in alcuni contesti, col rischio di complicare e ostacolare le trattative. Per questo motivo, è essenziale trovare un equilibrio, tenendo conto delle esigenze specifiche e del contesto in cui l’accordo viene redatto.

La non divulgazione implica un obbligo di non rivelare informazioni riservate a soggetti terzi e di conseguenza, la violazione di un NDA può comportare l’insorgere di una sanzione che ha una funzione sostanzialmente deterrente. Può essere determinata come una somma fissa oppure sulla base di diversi criteri o modalità di calcolo, cioè ad esempio sulla base di una percentuale del fatturato della controparte.

Un accordo di riservatezza per essere efficace non può essere generico o approssimativo, ma deve essere chiaro, dettagliato e su misura rispetto alle esigenze specifiche delle parti coinvolte. Un NDA deve stabilire con estrema chiarezza quali dati sono considerati confidenziali, non ci devono essere ambiguità o interpretazioni soggettive: tutto ciò che è coperto dall’accordo deve essere specificato, evitando il rischio che dettagli importanti rimangano esclusi dalla protezione legale.

Violare un accordo di riservatezza è un’azione seria che può portare a gravi conseguenze legali ed economiche. Se una parte divulga informazioni riservate senza permesso, l’altra può avviare azioni legali per proteggere i propri interessi e chiedere un risarcimento per i danni. Le conseguenze dipendono dalla gravità della violazione: se la fuga di informazioni ha causato danni economici, la parte danneggiata può chiedere un risarcimento commisurato alla perdita subita. Per esempio, un’azienda potrebbe chiedere un risarcimento se perde il vantaggio competitivo a causa della rivelazione di un segreto industriale a un concorrente.

In casi più gravi, come il furto di dati sensibili o attività commerciali illegali, le implicazioni legali possono essere ancora più severe. A seconda della legge e della gravità della violazione, chi ha diffuso le informazioni potrebbe anche essere perseguito penalmente, con multe e, nei casi più estremi, anche pene detentive.

Al fine di assicurare la miglior tutela delle informazioni, l’invito è sempre quello di optare per un accordo personalizzato, definito specificamente con clausole dettagliate e mirate per l’impresa.

Il rischio di optare per modelli standard è quello di imbattersi in definizioni particolarmente vaghe o lacunose che portino conseguentemente alla divulgazione non autorizzata di informazioni. Un accordo standard potrebbe infatti non coprire tutte le informazioni sensibili creando incertezza sui diritti e in particolar modo sugli obblighi delle parti coinvolte così da rendere difficile far valere l’accordo in caso di eventuali controversie.

In sintesi, la conclusione di accordi di riservatezza rappresenta una misura imprescindibile, volta non soltanto a tutelare la proprietà intellettuale delle aziende ma anche a stabilire relazioni di fiducia in ambito professionale. In un contesto sempre più competitivo, assicurarsi che le proprie idee e le proprie visioni siano tutelate è essenziale per garantire la crescita di ogni impresa.

Per fare ciò nel migliore dei modi è assolutamente consigliabile farsi assistere fin dalla fase di negoziazione da un legale esperto in contrattualistica di impresa.

Avv. Maurizio Pugi                                                             Dott.ssa Sara Guarducci